Revenue management szoftver szállodáknak

A revenue management software abban segít a szállodáknak, hogy a foglalási adatok, a kereslet, a kapacitás és a piaci változások alapján gyorsabban és megalapozottabban alakítsák áraikat. Értéke nem csak akkor jelentkezik, amikor a kézi árazás már túl sok munkát igényel. Segíthet több bevételi lehetőséget felismerni, következetesebben reagálni a kereslet változásaira és időt megtakarítani. Megtérülését a szálláshely céljaihoz, működéséhez, valamint a teljes költséghez és ráfordításhoz viszonyított eredmények alapján érdemes értékelni.

Az útmutató segít felmérni, hogy indokolt-e egy bevételmenedzsment rendszer bevezetése, és milyen költségekkel, kockázatokkal kell számolni. Azt is megmutatja, mennyi kontroll marad a csapatnál, és milyen kérdéseket érdemes feltenni a szolgáltatóknak. Magát a revenue management folyamatát a szállodai revenue management útmutatónk mutatja be részletesen.

A revenue management software szerepe és határai

A revenue management software, röviden RMS, a foglalási és piaci adatokból előrejelzi a keresletet, és a szálláshelyre szabott szabályok keretein belül árjavaslatot készít. Félautomata működésnél a felhasználó jóváhagyhatja vagy módosíthatja az ajánlást. Automatikus működésnél a rendszer a beállított korlátok betartásával továbbíthatja az új árat a kapcsolódó rendszereknek.

Az RMS nem helyettesíti a PMS-t, a channel managert, a business intelligence megoldást vagy a kereskedelmi döntésért felelős munkatársat. Ezek eltérő feladatokat látnak el:

Rendszer	Elsődleges feladat
PMS	Foglalások és a szálloda napi működésének kezelése
Channel manager	Árak, elérhetőség és korlátozások továbbítása az értékesítési csatornák felé
RMS	Árazási döntések támogatása és automatizálása
BI	Riportok, összehasonlítások és vezetői elemzések

A szoftver csak a rendelkezésére álló adatokból és a beállított szabályokból tud dolgozni. Nem javítja ki magától a hibásan összekapcsolt szobatípusokat, nem határozza meg a hotel üzleti céljait, és nem tudja automatikusan felmérni minden helyi esemény jelentőségét. Bevétel- vagy profitnövekedést sem garantálhat. A megbízható működéshez pontos adatokra, dokumentált árazási szabályokra és kijelölt felelősre van szükség.

Hogyan működik egy szállodai revenue management szoftver?

Az RMS működése három fő lépésre bontható.

1. Összegyűjti és értelmezi az adatokat

Az elérhető adatok köre az integrációktól függ. A rendszer felhasználhatja például:

• az adott érkezési dátumra már lefoglalt szobák számát;
• az új foglalásokat, módosításokat és lemondásokat;
• a booking pace-t, vagyis az adott dátumra már bent lévő foglalások összevetését a tavalyi azonos időponttal, valamint a pickupot, a legutóbbi időszakban beérkezett foglalásokat;
• a még értékesíthető szobákat és szobatípusokat;
• az aktuális árakat és foglalási feltételeket;
• a korábbi időszakok foglaltságát és árbevételét;
• a kiválasztott versenytársak összehasonlítható ajánlatait;
• az ismert helyi eseményeket és más keresleti jelzéseket.

Nem minden rendszer és integráció adja át automatikusan az összes felsorolt adatot. Egy bemutatón ezért tisztázd, milyen adatok érkeznek a saját rendszereidből, és milyen gyakran frissülnek. Azt is kérdezd meg, hogyan kezeli a rendszer a hiányos vagy késve érkező adatokat.

2. Előrejelzi a keresletet, és árjavaslatot készít

Egy korszerű RMS alapja a keresleti előrejelzés. Minden jövőbeli érkezési dátumnál összeveti a már bent lévő foglalásokat a korábbi foglalási görbékkel és az aktuális pickuppal. Ebből becsli meg, mennyi kereslet várható még. Az árjavaslat ebből a becslésből és a még eladható kapacitásból következik.

Egyes eszközök csak rögzített szabályokat alkalmaznak, például egy foglaltsági szint fölött emelik az árat, mások előrejeleznek és optimalizálnak. Kérdezd meg a szolgáltatót, melyik megközelítést használja, és hogyan méri az előrejelzés pontosságát.

Ugyanaz a foglaltság két különböző hotelben nem feltétlenül indokol azonos árat. A döntést befolyásolhatja a foglalási ütem, a foglalás és az érkezés közötti idő, a hét napja, a szezon, a szobatípus és az aktuális piaci helyzet. A versenytársak árai hasznos viszonyítási pontot adhatnak, de nem helyettesítik a szálláshely saját stratégiáját.

A RoomRaiserben szálláshelyenként és szobatípusonként külön paraméterek állíthatók be. Megadhatók szezonális szabályok, minimum- és maximumárak, referenciaárak és a szobatípusok közötti árkülönbségek. A felhasználó azt is megtekintheti, mely tényezők alakították az ajánlott árat. Ezeket a beállításokat a revenue management szoftver szállodai szakembereknek című cikkünk mutatja be részletesebben.

3. Jóváhagyja vagy automatikusan továbbítja az új árat

Félautomata működésnél a felhasználó átnézheti, jóváhagyhatja vagy módosíthatja az árjavaslatot. Automatikus módban a rendszer a meghatározott szabályok és korlátok betartásával továbbítja az új árat. Az ár útvonala a konkrét integrációtól függően a PMS-en vagy a channel manageren keresztül is vezethet.

A kereskedelmi döntés nem mindig árváltoztatás: lehet az ár megtartása, az elérhetőség módosítása, minimális tartózkodási idő beállítása vagy egy kedvezményes rate plan lezárása. Az árazás részletes módszertanát a szállodai dinamikus árazásról szóló útmutató tárgyalja.

Teljesen automatikus vagy félautomata működés?

A két mód között elsősorban az a különbség, hogy a felhasználó minden árjavaslatot külön jóváhagy-e, vagy a rendszer automatikusan továbbítja az új árakat. Az automatizálás mindkét esetben korlátokkal kezdődik. A minimum- és maximumár mellett nézd meg, van-e napi maximális árváltozás, és korlátozható-e az árváltoztatások gyakorisága. Ellenőrizd, hogyan követik a BAR-t (best available rate) a hozzá kötött rate planek, és hogyan marad meg a csatornák közti árparitás.

Végül nézd meg a riasztási küszöböket, a kézi felülbírálást és a módosítások naplózását.

Szempont	Félautomata működés	Teljesen automatikus működés
Árfrissítés	A felhasználó jóváhagyja vagy módosítja a javaslatot	A rendszer a beállított szabályok szerint továbbítja az új árat
Kontroll	Minden módosítást ellenőrzöl, mielőtt élesbe kerül	A kontrollt az árkorlátok, szabályok, riasztások és a kézi felülbírálás adják
Előny	Könnyebb megismerni a rendszer működését és kezelni az egyedi helyzeteket	Gyorsabb reakciót és kevesebb kézi árfrissítést tesz lehetővé
Kockázat	A jóváhagyás késhet vagy elmaradhat	A hibás adat vagy rossz szabály gyorsabban érvényesülhet
Mikor lehet megfelelő?	Bevezetéskor, új integrációnál vagy bizonytalan adatminőségnél	Stabil adatkapcsolat és kipróbált szabályok mellett

Nem kell véglegesen választani a két mód között. A bevezetés kezdetén célszerű lehet félautomata működésben megfigyelni a javaslatokat. Az automatizálás mértéke később növelhető, ha a csapat többféle piaci helyzetben is megbízhatónak találta a rendszert, és tudja, mikor kell közbeavatkozni.

Készen áll a szálláshelyed egy RMS bevezetésére?

A két pontszámot együtt értelmezd. Az igény azt mutatja, valódi problémát oldana-e meg az RMS, a felkészültség pedig azt, hogy biztonságosan tudnátok-e használni:

	Alacsonyabb felkészültség	Magasabb felkészültség
Magasabb igény	Először az adatokat és a felelősséget tedd rendbe, utána indulj félautomata módban	Készíts részletes üzleti számítást, és hasonlítsd össze a megfelelő rendszereket
Alacsonyabb igény	Előbb a kézi rutint fejleszd, mielőtt szoftverben gondolkodsz	Csúcs- vagy rendezvénynapokon érdemes tesztelni; az üzleti haszon szerény lehet

Ez nem iparági benchmark és nem megtérülési ígéret. A döntésnél a szálláshely méretét, árrését, adatainak minőségét, működésének összetettségét és a csapat kapacitását is figyelembe kell venni. Önmagában a szobaszám sem jó mérce, ahogy a szobaszám és az árazás automatizálásának kapcsolatáról szóló cikkünk is bemutatja.

Készíts üzleti számítást a saját adataiddal

Az el nem adott tegnapi szoba ma már nem értékesíthető. Nagy kereslet idején a túl alacsony ár miatt bevételtől eshet el a szálloda, gyengébb időszakban viszont a túl magas ár miatt foglalásokat veszíthet. Az RMS célja ezért nem az, hogy minden árat megemeljen, hanem az, hogy a csapat időben és következetesen reagáljon a kereslet változására. Indulj ki egy megfigyelhető problémából, majd kövesd a foglaltságot, az ADR-t, a RevPAR-t, a csatornaköltségek utáni nettó bevételt és a folyamatra fordított időt.

Vegyünk egy szemléltető példát egy 40 szobás hotel 30 napos hónapjára:

• rendelkezésre álló szobaéjszakák: 40 × 30 = 1 200;
• 70%-os foglaltságnál eladott szobaéjszakák: 1 200 × 70% = 840;
• 38 000 Ft-os nettó ADR mellett szobabevétel: 840 × 38 000 Ft = 31 920 000 Ft;
• RoomRaiser-előfizetés 40 szobára: 25 × 7 EUR + 15 × 6,50 EUR = 272,50 EUR/hó ÁFA nélkül, kb. 400 Ft/EUR árfolyamon kb. 109 000 Ft;
• 1%-kal magasabb nettó ADR mellett: 319 200 Ft többlet szobabevétel havonta, az előfizetés után 210 200 Ft plusz profit (jutalékok előtt);
• fedezeti ADR-növekedés: 109 000 Ft ÷ 840 = kb. 130 Ft eladott szobaéjszakánként.

A példában az előfizetés akkor térül meg, ha változatlan foglaltság mellett nagyjából 130 Ft-tal nő az eladott szobaéjszakák átlagára. Ez számtan, nem előrejelzés.

A valós eredményt a jutalékok, a fizetési költségek és az esetleg kiszorított más foglalások is befolyásolják. A drágább csatornán érkező többletfoglalás kevés nettó értéket adhat. Az ADR-t következetesen nettó értéken, ÁFA és IFA nélkül számold. A rendszerhez szükséges munkaidő mellett vedd figyelembe azt a kézi árazási munkát is, amelyet kiválthat.

Az alábbi kalkulátorban a példa számait a saját szálláshelyed adataira cserélheted.

Megtérülés-kalkulátor

Példaadatok

Szobák Foglaltság % Nettó ADR Ft

Ha az átlagár ennyivel nő:

+1% +2% +3%

+210 200 Ft plusz profit havonta +2 522 400 Ft évente

319 200 Ft többlet szobabevétel − 109 000 Ft RoomRaiser-díj (40 szoba, 272,50 EUR/hó)

Szemléltető számítás: 30 napos hónap, változatlan foglaltság, ÁFA nélküli árak, 400 Ft/EUR; a foglalási jutalékokat nem vonja le. Nem előrejelzés.

A licencdíjon kívül milyen költségekkel számolj?

Két ajánlatot csak akkor lehet összehasonlítani, ha ugyanarra az időszakra számolsz, és mindkettőnél ugyanazokat a költségeket veszed figyelembe. A licencdíjon kívül tisztázd:

• a konfiguráció és az adatellenőrzés díját;
• a PMS-, channel manager- és booking engine-integráció költségét;
• a betanítás és az onboarding feltételeit;
• a napi ellenőrzéshez és a szabályok karbantartásához szükséges belső munkaidőt;
• a támogatás és az új felhasználók vagy szálláshelyek díját;
• a versenytársár-adatok (rate shopping) díját, ha azt külön számlázzák;
• a szerződés hosszát, megújítását, felmondását és az esetleges árváltoztatás szabályait.

Külön számold ki az első év és egy megújítás utáni év költségét. Integrációs hiba esetére azt is tisztázd, hogy ki vizsgálja ki a problémát, milyen gyorsan éred el a támogatást, és szükség lesz-e átmeneti kézi munkára. Kérdezd meg azt is, mennyi múltbeli foglalási adatra van szüksége a rendszernek, és meddig tart a tanulási időszak, amíg a javaslatok megbízhatóvá válnak.

Mire figyelj egy revenue management rendszer kiválasztásakor?

Nincs olyan RMS, amely minden szállodának egyformán megfelel. Ugyanazzal az ellenőrzőlistával vizsgáld meg a szolgáltatókat:

• Rendszerilleszkedés: pontosan mely PMS- és channel manager-verziók támogatottak, és milyen irányban mozognak az adatok?
• Adatok és döntési logika: milyen belső és külső adatokat használ a rendszer, és meg tudja-e mutatni, hogyan született egy konkrét ajánlás?
• Előrejelzés: látható-e dátumonként a keresleti előrejelzés és a pickup, és méri-e a szolgáltató az előrejelzés pontosságát?
• Kontroll: beállíthatók-e minimumok, maximumok, szezonális szabályok, jóváhagyások és kézi felülbírálások?
• Hibakezelés: hogyan jelzi a hiányzó adatot, a sikertelen továbbítást vagy az integráció kiesését?
• Használhatóság: a rendszert ténylegesen használó munkatársak el tudják-e végezni a napi feladataikat a bemutató során?
• Több szálláshely kezelése: megtarthatja-e minden egység a saját szabályait és versenytárskörét?
• Támogatás: milyen segítséget ad a szolgáltató a stratégia, a szezonok és a korlátok kialakításához?
• Szerződés: milyen feltételek érvényesek megújításkor, integrációváltáskor vagy felmondáskor?

Kérd meg a szolgáltatót, hogy a bemutatón négy helyzetben mutassa be a rendszert. Legyen köztük egy erős hétvége, egy gyenge hétköznap, egy lemondási hullám és egy helyi esemény. Az utóbbi hatását a rendszer nem feltétlenül ismeri magától. A konkrét helyzetek többet mondanak a használhatóságról, mint egy hosszú funkciólista.

Milyen rendszerekkel kapcsolódik a RoomRaiser?

A RoomRaiser a meglévő PMS-edhez és channel manageredhez kapcsolódik, így nem kell lecserélned a bevált rendszereidet. Dokumentált integrációink: Mews, D-EDGE, HostWare, Previo és SabeeApp.

Ha a rendszered nincs a listán, írd meg, mit használsz. Csapatunk az összekapcsolástól az első éles árakig végigkísér a bevezetésen, a RoomRaiser pedig nem számláz külön integrációs vagy beállítási díjat.

Milyen eredményeket érdemes mérni?

Az RMS értékét ne egyetlen mutató alapján ítéld meg. Kövesd együtt:

• az ADR-t, a foglaltságot és a RevPAR-t;
• a versenytársi körhöz mért RevPAR-, ADR- és foglaltsági indexet (RGI, ARI, MPI), ha van piaci adat;
• a nettó szobabevételt és a csatornaköltségeket;
• a foglalási ütemet (booking pace), valamint az előrejelzett és a tényleges eredmények közötti eltérést;
• az árfrissítésekre fordított munkaidőt;
• a kézi felülbírálások számát és okát;
• a sikertelen vagy késve továbbított módosításokat.

Ezeket külön táblázatokban követni lassú és hibalehetőségekkel teli. A RoomRaiser Business Intelligence segítségével egy nézetben követheted a fő teljesítménymutatókat, a foglalási trendeket és a bevételi eredményeket, több szálláshely esetén összevont elemzésekkel is. Egy-egy mutató gyors ellenőrzéséhez használd az ingyenes szállodai kalkulátorokat a foglaltság, az ADR és a RevPAR kiszámításához.

Hogyan néz ki ez a gyakorlatban? Két RoomRaiser-ügyfél története eltérő kiindulópontból mutatja meg. Az egyik egy öt balatoni szálláshelyet üzemeltető csoport, a másik egy noszvaji önálló hotel, ahol nem jutott elég idő az árak gyakori ellenőrzésére.

A Balaton Colors növekedését a piachoz is érdemes mérni. A balatoni régió szálláshelyeinek forgalma ugyanebben az időszakban 6–9%-kal nőtt a Nemzeti Turisztikai Adatszolgáltató Központ (NTAK) adatai szerint. A számaik a saját időszakukra és működési környezetükre vonatkoznak, ezért példaként érdemes olvasni őket, nem ígéretként arra, hogy minden szálláshely ugyanezt éri el.

Az összehasonlításhoz mindig rögzítsd az időszakot, az adatforrást és a közben történt egyéb változásokat. A növekedést ne csak a tavalyi évhez, hanem a piachoz is mérd. Ettől válik el a mérés a marketingígérettől.

Milyen kérdéseket tegyél fel a bemutatón?

1. Pontosan mely PMS-, channel manager- és booking engine-adatokat használja a rendszer?
2. Hogyan jelzi, ha egy szükséges adat késik vagy hiányzik?
3. Meg tudja-e mutatni, hogyan született egy konkrét árjavaslat?
4. Milyen minimumok, maximumok és szezonális szabályok állíthatók be?
5. Hogyan működik a kézi jóváhagyás és a felülbírálás?
6. Hová továbbítja a rendszer az árat, és hogyan ellenőrizhető a sikeres frissítés?
7. Hogyan kezeli a rendszer az integrációs hibát vagy a szolgáltatáskiesést?
8. Mit tartalmaz az onboarding és a szakértői támogatás?
9. Milyen teljes költség várható a licencdíjon felül?
10. Milyen saját mutatók és kiinduló adatok alapján értékelhető a bevezetés?

Következő lépés: személyre szabott bemutató

A revenue management software akkor ad valódi értéket, ha meghatározott döntési problémát old meg, megfelelő adatokból dolgozik, és a csapat érti a szabályait. A cél nem az emberi mérlegelés eltávolítása, hanem annak gyorsabb és következetesebb alkalmazása.

Egy személyre szabott bemutatón áttekinthető a jelenlegi PMS- és árazási folyamat, az automatizálható feladatok, a szükséges kontrollok és az integrációs lehetőségek. Ez illeszkedési vizsgálat, nem bevételgarancia.

Gyakori kérdések